Waarom blijven je openstaande facturen liggen en welke fouten maak je bij het opvolgen?

Bijna niemand laat een factuur bewust liggen omdat hij niet wil betalen. Facturen blijven liggen omdat de opvolging aan de kant van de leverancier rammelt: te laat, te vaag, te afhankelijk van een goed humeur. Dit zijn de zeven fouten die je opvolging stukmaken, met per fout de remedie die je vandaag nog kunt doorvoeren.

Waarom het meestal aan de gewoonte ligt, niet aan de klant

Wie zijn eigen debiteurenlijst eerlijk naast zijn agenda legt, ziet vaak hetzelfde patroon. De facturen die het langst openstaan zijn niet de facturen van de moeilijkste klanten. Het zijn de facturen waar het langst niets mee is gebeurd.

Dat is goed nieuws, want aan het gedrag van je afnemer verander je weinig, en aan je eigen opvolging alles. De zeven fouten hieronder komen in vrijwel elke administratie voor. Ze hebben met elkaar gemeen dat ze een beslissing uitstellen die je beter van tevoren had genomen.

Fout 1: pas beginnen als je het geld echt nodig hebt

De meest voorkomende fout is timing. De eerste herinnering gaat pas uit als de rekening pijn begint te doen, en dat is zelden op de dag na de vervaldatum. In de tussenliggende weken is de factuur bij de afnemer stilletjes van "moet nog" naar "oud" verhuisd, en oude facturen belanden onder in de stapel.

Het probleem is bovendien cumulatief. Hoe later je begint, hoe zwaarder je eerste bericht moet zijn om nog effect te hebben, en hoe ongemakkelijker het voelt om het te schrijven. Zo wordt uitstel zichzelf voedend.

De remedie

Koppel de eerste actie aan een datum, niet aan een gevoel. Een korte attendering een paar dagen voor de vervaldatum kost je niets aan goodwill en verandert de status van de factuur bij de ontvanger van vergeten in actueel. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen; tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Die datum staat vast, dus je eerste bericht kan ook vaststaan.

Fout 2: schrijven in de vragende vorm

"Zou je er misschien nog even naar kunnen kijken?" is beleefd bedoeld en wordt gelezen als vrijblijvend. Wie een vraag stelt, geeft de ontvanger de ruimte om er later op terug te komen. En later komt niet.

Hoffelijkheid en duidelijkheid sluiten elkaar niet uit. Je kunt aardig blijven en toch een bedrag, een factuurnummer en een datum noemen. Het verschil zit in de zinsbouw, niet in de toon.

• Vervang "zou je kunnen" door "wij verzoeken je".
• Noem altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum.
• Sluit af met een concrete datum waarop je de betaling verwacht, niet met "op korte termijn".
• Zet je betaalgegevens in het bericht zelf, zodat niemand de factuur hoeft terug te zoeken.

Fout 3: de opvolging in je hoofd bewaren

Zolang je onthoudt wie er nog moet betalen, ben jij het systeem. Dat werkt bij drie openstaande facturen en breekt bij twaalf. Het breekt ook op het moment dat je ziek bent, op vakantie gaat of een drukke maand hebt, en dat is precies het moment waarop je liquiditeit het minst kan hebben.

Het gevolg is niet alleen dat er berichten blijven liggen. Je verliest ook het overzicht over wat er al gestuurd is, waardoor je bij een discussie geen enkel houvast hebt. "Ik heb toch nog gebeld" is geen bewijs.

De remedie

Leg de volgorde van berichten eenmalig vast en laat die volgorde het werk doen. In de praktische gids voor het opzetten van een herinneringsroute staat hoe je zo'n reeks opbouwt en welke momenten je kiest. Het punt van deze fout is vooral: het mag niet meer van jouw geheugen afhangen.

Fout 4: per klant opnieuw bedenken hoe streng je mag zijn

Elke keer opnieuw afwegen of je een klant wel mag aanspreken, kost meer energie dan het versturen zelf. En die afweging valt bij de klanten die je het hardst nodig hebt bijna altijd verkeerd uit: bij de grootste opdrachtgever durf je het minst, terwijl daar meestal het grootste bedrag openstaat.

Bovendien is de afweging vaak een illusie. Bij een middelgroot of groot bedrijf leest de crediteurenadministratie je bericht, niet de contactpersoon met wie je de relatie hebt. Die administratie werkt op basis van betaalbatches en herinneringen, niet op basis van sympathie.

De remedie

Kies vooraf twee of drie varianten van je route en wijs die per klant toe, in plaats van per factuur te improviseren. Een geschetst voorbeeld van hoe dat uitpakt staat in het praktijkverhaal van een zelfstandige met drie trage opdrachtgevers. De variant kies je bij het aanmaken van de klant, op een moment dat er nog geen spanning is.

Fout 5: dreigen met een stap die je niet zet

"Anders zijn wij genoodzaakt de vordering uit handen te geven" in de tweede herinnering, gevolgd door drie maanden stilte, leert je afnemer precies één ding: dat er niets gebeurt. Elke aankondiging die je niet uitvoert, maakt de volgende aankondiging goedkoper.

Dat geldt ook voor kosten. Buitengerechtelijke incassokosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen voordat je die kosten mag berekenen. Kondig je kosten aan, dan moet je ze ook daadwerkelijk in rekening brengen, en dan moet de aanloop daarnaartoe kloppen.

De remedie

Neem in je route alleen stappen op die je bereid bent uit te voeren. Liever een korte route met een echt eindpunt dan een lange route met loze woorden. Zet achter de laatste stap wie hem uitvoert en op welke dag.

Fout 6: een factuur die zelf ruimte voor uitstel laat

Een deel van de late betalingen ontstaat al bij het versturen. Een ontbrekend inkoopordernummer, een verkeerde tenaamstelling of een omschrijving die de afnemer niet kan koppelen aan een project: het zijn allemaal redenen om de factuur opzij te leggen tot iemand tijd heeft om het uit te zoeken.

Een factuur moet onder meer de factuurdatum bevatten, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving en hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief en het btw-tarief met het btw-bedrag. Ontbreekt daar iets van, dan geef je de ontvanger een formeel argument in handen.

De remedie

Loop je factuursjabloon één keer grondig na en vraag bij nieuwe zakelijke klanten standaard naar het e-mailadres van de crediteurenadministratie en een eventueel referentienummer. Wie facturen aan de rijksoverheid stuurt, weet dat elektronisch factureren daar sinds 1 januari 2017 verplicht is, onder meer via het Peppol-netwerk; hetzelfde denken over gestandaardiseerde gegevens helpt ook bij gewone zakelijke afnemers.

Fout 7: stoppen zodra iemand belooft te betalen

Een telefoontje met "ik zorg dat het deze week meegaat" voelt als een oplossing en is het zelden. Zodra je op basis van die toezegging je opvolging stopzet, verdwijnt de factuur weer uit beeld en begin je over twee weken van voren af aan, maar dan met minder geloofwaardigheid.

Een toezegging is geen betaling. Behandel hem als een tussenstap: leg vast wie wat wanneer heeft toegezegd, en zet meteen een controlemoment een paar dagen na de beloofde datum.

De zeven fouten en hun remedie in het kort

Fout	Wat het kost	Remedie
Te laat beginnen	De factuur veroudert bij de afnemer	Eerste actie vastzetten op een datum
Vragende toon	Het bericht klinkt vrijblijvend	Bedrag, nummer en datum noemen
Alles in je hoofd	Stilte in je drukste weken	De route vastleggen buiten je geheugen
Per klant improviseren	Grootste klant blijft ongemoeid	Vooraf een variant per klant kiezen
Loze dreigementen	Latere stappen verliezen kracht	Alleen aankondigen wat je uitvoert
Onvolledige factuur	Formele reden om te wachten	Factuursjabloon en referenties controleren
Stoppen bij een belofte	Opvolging begint opnieuw	Toezegging vastleggen met controledatum

Welke fout je het eerst aanpakt

Begin bij de fout die het meeste geld raakt, niet bij de fout die het makkelijkst te repareren is. Voor de meeste eenmanszaken en kleine leveranciers is dat fout drie: zolang de opvolging in je hoofd zit, blijven de andere zes fouten terugkomen zodra het druk wordt.

Twijfel je of je het met nabellen, met je boekhoudpakket of met een aparte oplossing wilt regelen, dan helpt de vergelijking tussen nabellen, het boekhoudpakket en een aparte herinneringsroute om die keuze te maken. Elke aanpak heeft een eigen sterk punt en een eigen zwak punt.

Wat je ook kiest, houd de volgorde vast: eerst de factuur zelf op orde, dan de momenten, dan de teksten, dan pas de vraag welk gereedschap het uitvoert. Wie met het gereedschap begint, automatiseert vooral zijn eigen onduidelijkheid.

Conclusie: fouten die je één keer oplost

Het aantrekkelijke aan deze zeven fouten is dat ze geen dagelijkse discipline vragen. Je repareert ze één keer: je zet de momenten vast, je schrijft de teksten uit, je bepaalt waar de route eindigt en je legt vast wat er is verstuurd. Daarna doet de volgorde het werk en hoef jij alleen nog te reageren op wat er terugkomt.

Precies dat is waar de facturenbewaking van Betaaltermijnwacht voor is gemaakt: elke factuur krijgt bij het aanmaken een route mee, de berichten gaan op de afgesproken dagen uit en van elke stap blijft staan wat er wanneer is verstuurd. Wie erachter zit en hoe er over debiteurenbeheer wordt gedacht, staat op de auteurspagina van Jimenez Julien.

Wil je weten hoe jouw opvolging eruitziet als je deze zeven fouten eruit haalt, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Beschrijf hoeveel facturen je per maand verstuurt en waar het nu blijft liggen, dan krijg je een voorstel voor een route die bij jouw klantenkring past.