Wetgeving en regels
Welke betaaltermijn mag je met een zakelijke afnemer afspreken en wat is het maximum?
Bijna elke discussie over een te late betaling begint bij dezelfde vraag: wat was ook alweer afgesproken, en wat mag er eigenlijk worden afgesproken? De wet geeft daar duidelijker antwoord op dan veel leveranciers denken. Dit artikel zet de termijnen op een rij en laat zien hoe je ze omzet in een opvolging die klopt.
De hoofdregel: 30 dagen, tenzij
De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Spreek je niets af, dan geldt die termijn en hoef je er verder geen woorden aan vuil te maken. Wordt er wel iets afgesproken, dan begrenst de wet wat toelaatbaar is.
Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Dat is een grens, geen uitgangspunt. Een afnemer die zonder toelichting 60 dagen in zijn inkoopvoorwaarden zet, verschuift zijn werkkapitaalprobleem naar jou, en dat mag je gewoon benoemen bij het maken van de afspraak.
Voor één situatie is de wet strenger. Grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Ben je een kleine of middelgrote leverancier van een grote afnemer, dan is een langere termijn in het contract dus geen onderhandelingsresultaat waar je aan vastzit.
Drie situaties, drie termijnen
| Situatie | Termijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Niets afgesproken | 30 dagen | De standaardtermijn geldt automatisch |
| Afspraak tussen bedrijven | Maximaal 60 dagen | Alleen als het daadwerkelijk is overeengekomen |
| Grote afnemer, mkb-leverancier | Maximaal 30 dagen | Geldt sinds 1 juli 2022 |
Wat de standaardtermijn in de praktijk betekent
De standaardtermijn is je vangnet. Ontbreekt er een schriftelijke afspraak, dan hoef je niet te bewijzen dat er iets is overeengekomen: je hoeft alleen te laten zien dat je geleverd en gefactureerd hebt. Dat maakt het vastleggen van je facturatiemoment belangrijker dan het vastleggen van de termijn zelf.
Wanneer 60 dagen verdedigbaar is
Een langere termijn is niet per definitie onredelijk. Bij projecten die in fases worden afgerekend, bij afnemers die zelf op een subsidie of een eindafrekening wachten, of bij internationale ketens kan een ruimere termijn passen bij de werkelijkheid. Maak er dan wel een afspraak van die je terugziet op de opdrachtbevestiging en op de factuur, met een vervaldatum die daaruit volgt.
De bescherming voor mkb-leveranciers
De grens van 30 dagen bij grote ondernemingen is er niet voor niets: kleine leveranciers hebben zelden de onderhandelingspositie om een lange termijn te weigeren. Merk je dat een grote afnemer standaard langer aanhoudt, dan kun je dat rustig aankaarten met een verwijzing naar de wettelijke grens. Dat is geen conflict, dat is een correctie van een administratieve standaardinstelling.
Wanneer de termijn begint te lopen
Een termijn van 30 dagen zegt niets zolang onduidelijk is waarvandaan je telt. In de praktijk gaat het bijna altijd mis op één van deze drie punten.
- De factuur is nooit aangekomen bij de administratie, bijvoorbeeld omdat hij naar de projectleider ging in plaats van naar crediteuren.
- De factuur is afgekeurd omdat een verplichte referentie ontbrak, en de afnemer meldt dat pas als je erachteraan gaat.
- De vervaldatum staat er niet, alleen een termijn, waardoor de ontvanger zelf mag rekenen en dat in zijn voordeel doet.
Alle drie zijn te voorkomen aan de voorkant. Een factuur moet onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag bevatten. Ontbreekt daar iets van, dan geef je de afnemer een reden om de factuur terug te leggen. In de checklist voor een factuur zonder excuus staat het volledige overzicht, inclusief de velden die de wet niet eist maar die betalingen wel versnellen.
Wat er gebeurt na de vervaldatum
Na de vervaldatum verandert de situatie juridisch. Je afnemer is dan te laat, en dat geeft je meer ruimte dan alleen vriendelijk vragen. Je mag rente in rekening brengen over het openstaande bedrag, en je mag de kosten van de buitengerechtelijke invordering doorberekenen.
Die incassokosten zijn niet vrij te bepalen. Ze volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. De staffel loopt af naarmate de hoofdsom stijgt, dus een groot bedrag levert niet evenredig meer kosten op.
Voor consumenten geldt een extra stap: bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat kosten mogen worden berekend. Werk je zowel voor bedrijven als voor particulieren, dan heb je dus twee varianten van je laatste stap nodig. Wat een te late betaling verder kost aan uren, rente en werkkapitaal staat in het overzicht van wat een onbetaalde factuur werkelijk kost.
Van termijn naar route
De termijn bepaalt waar je opvolging begint, niet hoe streng die is. Twee afnemers met dezelfde route krijgen bij een verschillende termijn hun eerste bericht op een ander moment, maar wel in dezelfde volgorde en met dezelfde oplopende toon.
Een werkbare vertaling ziet er zo uit:
- Leg per klant de afgesproken termijn vast, niet per factuur uit je hoofd.
- Laat de vervaldatum daaruit volgen en zet hem als datum op de factuur.
- Hang de route aan die vervaldatum, met een attendering vlak ervoor.
- Verhoog per stap de concreetheid: van servicebericht naar aanmaning met een harde datum.
- Bepaal vooraf waar de route stopt en wat er dan gebeurt.
Zo blijft de opvolging voorspelbaar terwijl de termijnen per klant verschillen. Dat is precies wat de betaaltermijnbewaking van Betaaltermijnwacht doet: je legt de termijn en de route eenmaal vast, en de berichten volgen automatisch op de juiste dagen. Hoe je zo'n route inhoudelijk opbouwt, staat in de praktische gids voor het opzetten van een herinneringsroute.
Wat je vastlegt om discussie te voorkomen
Termijnen worden zelden betwist als ze op drie plaatsen hetzelfde zeggen. Zorg dat de offerte of opdrachtbevestiging de termijn noemt, dat je algemene voorwaarden hem herhalen en dat de factuur de daaruit volgende vervaldatum als datum toont.
Let daarbij op de voorwaarden van de tegenpartij. Grote afnemers verklaren standaard hun eigen inkoopvoorwaarden van toepassing, met daarin vaak een langere termijn en een eigen goedkeuringsproces. Reageer daar bij de opdracht op, niet als de factuur al open staat.
Bewaar tot slot het bewijs dat je op tijd hebt gefactureerd. Je administratie moet toch 7 jaar worden bewaard, voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar, dus die bewaarplicht helpt je hier gratis mee. Zorg alleen dat je verzendmomenten en herinneringen bij de factuur staan en niet los in een mailbox.
De termijn en het goedkeuringsproces van de afnemer
Grote organisaties werken vaak met een interne goedkeuringsronde: de factuur komt binnen, wordt gekoppeld aan een inkooporder en gaat daarna langs de budgethouder. Die ronde valt binnen de betaaltermijn en verlengt hem niet. Een afnemer die zegt dat de betaling pas start na interne akkoordbevinding, rekt in feite de termijn op.
Je kunt dat aan de voorkant oplossen door de gevraagde referentie meteen goed op de factuur te zetten en de factuur direct naar het juiste adres te sturen. Vraag daarom bij de opdracht om drie dingen: het factuuradres van de crediteurenadministratie, de inkoopreferentie en de naam van degene die intern akkoord geeft.
Veelvoorkomende misverstanden
Drie aannames leiden tot onnodig lang wachten. De eerste is dat je pas iets mag ondernemen na een aantal weken stilte; de termijn is verstreken op de vervaldatum, niet een maand later. De tweede is dat een herinnering de relatie schaadt; een correct geformuleerd bericht op een voorspelbaar moment is normale bedrijfsvoering. De derde is dat een lange termijn in de inkoopvoorwaarden van een grote afnemer altijd geldig is; voor mkb-leveranciers geldt de grens van 30 dagen.
Conclusie: de termijn is de basis, de route doet het werk
Weten wat de wet toestaat is stap een: 30 dagen als standaard, maximaal 60 dagen bij een afspraak tussen bedrijven, en maximaal 30 dagen als een grote onderneming inkoopt bij een mkb-leverancier. Stap twee is die kennis omzetten in een opvolging die vanzelf loopt vanaf de vervaldatum, zodat je nooit meer hoeft te bedenken of het al mag.
Betaaltermijnwacht bewaakt die termijn per klant en zet de bijbehorende herinneringsroute in gang, tot en met de laatste aanmaning. Meer over de achtergrond van deze software en de keuzes erachter lees je op de auteurspagina van Jimenez Julien. Twijfel je welke termijn bij jouw afnemers hoort of hoe je route eruit moet zien, leg je situatie dan voor via het contactformulier; je hoort binnen twee werkdagen wat er mogelijk is.
