Wat moet er op je factuur staan zodat een klant geen excuus heeft om later te betalen?

De meeste te late betalingen beginnen niet bij onwil, maar bij een factuur die iets mist. Een ontbrekende referentie, een vervaldatum die de ontvanger zelf moet uitrekenen, een verkeerd adres: het levert allemaal dagen op. Deze checklist loopt langs alles wat erop hoort, van wettelijk verplicht tot praktisch onmisbaar.

Waarom een factuur een excuus kan zijn

Bij kleine afnemers is de factuur een mededeling. Bij grotere organisaties is hij een document dat een proces in gaat: inboeken, koppelen aan een inkooporder, laten goedkeuren, inplannen in een betaalrun. Elke stap in dat proces kan een factuur terugsturen.

Dat teruggestuurd worden merk je zelden meteen. Vaak hoor je pas iets als je zelf achter de betaling aan gaat, en dan is de termijn al verstreken. Een factuur die in één keer door dat proces heen komt, scheelt daarom niet één handeling maar een hele opvolgronde.

De checklist hieronder is in drie delen opgezet: wat de wet eist, wat de betaling versnelt en wat de verzending betreft.

Deel een: wat er wettelijk op moet

Een factuur moet onder meer bevatten:

• de factuurdatum;
• een opeenvolgend factuurnummer;
• je btw-identificatienummer;
• naam en adres van beide partijen;
• een omschrijving van wat je hebt geleverd;
• de hoeveelheid;
• de datum van levering;
• de vergoeding per tarief;
• het btw-tarief;
• het btw-bedrag.

Twee van deze punten leveren in de praktijk de meeste discussie op. Het opeenvolgende factuurnummer is er daar één van: nummers die per klant of per project opnieuw beginnen, maken het onmogelijk om aan te tonen dat er niets tussenuit is gehaald. Kies één doorlopende reeks voor je hele onderneming.

Het tweede is de omschrijving. "Werkzaamheden volgens afspraak" is geen omschrijving waarmee een budgethouder akkoord kan geven. Noem wat er geleverd is, in welke periode en op basis van welke opdracht.

Naam en adres van de juiste rechtspersoon

Factureer aan de entiteit die de opdracht heeft gegeven, met de statutaire naam zoals die in het Handelsregister staat. Bij een concern met meerdere werkmaatschappijen is de handelsnaam op de deur zelden de partij die betaalt. Het KVK-nummer bestaat uit 8 cijfers en is de snelste manier om te controleren of je de juiste entiteit te pakken hebt.

Deel twee: wat de betaling versnelt

De volgende velden zijn niet wettelijk verplicht, maar halen in de praktijk de meeste vertraging weg.

Aanvullende gegevens en wat ze voorkomen

Wat je toevoegt	Wat het voorkomt
Vervaldatum als datum	Rekenwerk en verschil van inzicht over de termijn
Inkoop- of projectreferentie	Afkeuring bij het inboeken
Naam van de contactpersoon	Zoekwerk bij de crediteurenadministratie
IBAN en tenaamstelling	Navraag voordat er betaald wordt
Betaallink of iDEAL-optie	Uitstel bij kleine bedragen
Je eigen contactgegevens	Stilte bij een vraag over de factuur

De vervaldatum als datum, niet als termijn

"Betaling binnen 30 dagen" verplaatst het rekenwerk naar de ontvanger, en dat rekenwerk valt zelden in jouw voordeel uit. Zet er een concrete datum neer. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen, tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Welke van die drie voor jou geldt, staat uitgewerkt in het overzicht van betaaltermijnen tussen bedrijven.

Betaalgemak aan de ontvangende kant

iDEAL is de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland. Voor kleinere zakelijke bedragen scheelt een betaallink echt iets: de betaling gebeurt op het moment dat iemand de factuur leest, in plaats van in de volgende batch. iDEAL wordt beheerd door Currence en maakt sinds 2024 deel uit van het European Payments Initiative.

Deel drie: btw en bijzondere situaties

Het algemene btw-tarief is 21 procent, het verlaagde tarief 9 procent, en 0 procent geldt bij onder meer intracommunautaire leveringen en export. Factureer je met meerdere tarieven op één document, dan moet de vergoeding per tarief zichtbaar zijn, met het bijbehorende bedrag.

Twee regelingen vragen om een aparte vermelding:

• Kleineondernemersregeling: de omzetgrens is 20.000 euro per kalenderjaar. Wie de KOR toepast, brengt geen btw in rekening en trekt geen voorbelasting af. Vermeld op de factuur dat je de regeling toepast, anders gaat de ontvanger btw zoeken die er niet is.
• Margeregeling: voor handelaren in gebruikte goederen, kunst, antiek en verzamelvoorwerpen wordt btw berekend over de winstmarge in plaats van over de verkoopprijs. Bij inkoop van particulieren is een inkoopverklaring vereist.

Een verkeerd btw-bedrag is een van de weinige redenen waarom een correcte afnemer een factuur terecht terugstuurt. Controleer dit dus voor verzending en niet achteraf.

Deel vier: verzending en bewaring

Een perfecte factuur die op het verkeerde bureau belandt, is nog steeds een te late betaling. Vraag bij de opdracht om het adres van de crediteurenadministratie, en stuur je factuur daarheen met de projectcontactpersoon in de kopie.

Voor de overheid is de route anders geregeld. Leveranciers van de rijksoverheid moeten sinds 1 januari 2017 elektronisch factureren, wat onder meer via het Peppol-netwerk gebeurt. Ook steeds meer grote private afnemers werken met een vast digitaal kanaal. Wat die verschuiving betekent voor het tempo van betalen, staat in de analyse van e-facturatie en instant betalingen.

Bewaren doe je hoe dan ook: de bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Zorg dat de verzonden versie bewaard blijft, inclusief het moment van verzending, zodat je later kunt laten zien wat er wanneer de deur uit ging.

Het verzendmoment is ook een gegeven

Noteer per factuur wanneer en waarheen hij is verstuurd, en aan wie. Zodra een afnemer meldt dat hij niets heeft ontvangen, is dat het enige dat de discussie beslecht. Een screenshot van je mailbox is daarvoor een zwakke vervanger, zeker als de betrokken medewerker inmiddels ergens anders werkt.

Datzelfde geldt voor correcties. Stuur je een creditnota of een gecorrigeerde factuur, houd dan beide versies bij elkaar met de reden van de correctie. Anders staat er in je administratie een verschil dat niemand later nog kan uitleggen, en dat is precies het soort onduidelijkheid waar een trage betaler zich achter verschuilt.

De checklist in het kort

1. Factuurdatum en opeenvolgend factuurnummer uit één doorlopende reeks.
2. Btw-identificatienummer, en naam en adres van beide partijen.
3. Omschrijving, hoeveelheid en datum van levering.
4. Vergoeding per tarief, btw-tarief en btw-bedrag.
5. Vervaldatum als concrete datum.
6. Inkoop- of projectreferentie van de afnemer.
7. IBAN, tenaamstelling en eventueel een betaallink.
8. Contactgegevens waarop je bereikbaar bent bij vragen.
9. Verzonden naar het juiste adres of kanaal, met bevestiging.
10. Opgeslagen met verzendmoment, klaar voor de opvolging.

Wat er daarna nog kan misgaan

Een factuur die aan alles voldoet, wordt nog steeds niet altijd op tijd betaald. Wat de checklist wegneemt, is de categorie vertraging die je zelf veroorzaakt. Wat overblijft is de categorie die je moet opvolgen: afnemers die krap zitten, betaalruns die maar één keer per maand draaien, of een goedkeuring die blijft liggen.

Voor die categorie helpt geen beter document, maar een vaste opvolging vanaf de vervaldatum. Precies daarvoor is de facturenbewaking van Betaaltermijnwacht gebouwd: je zet de factuur klaar met de vervaldatum die je hier hebt bepaald, en de herinneringen volgen automatisch. De gewoontes die die opvolging alsnog laten mislukken staan in het overzicht van fouten bij het opvolgen van openstaande facturen.

Conclusie: een factuur die niets openlaat

Een factuur zonder excuus is geen kwestie van een mooier sjabloon. Het is een kwestie van tien velden die kloppen, één vervaldatum die er als datum staat en één verzending naar het juiste adres. Wie dat op orde heeft, verkort zijn openstaande posten zonder één moeilijk gesprek te voeren.

Betaaltermijnwacht pakt het stuk daarna op: bewaken vanaf de vervaldatum en herinneren volgens een vaste route, tot en met de aanmaning. Meer over de maker van deze software en zijn werkwijze vind je op de auteurspagina van Jimenez Julien. Wil je je eigen factuur en je opvolging naast deze checklist leggen, stuur je situatie dan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen een reactie.