Hoeveel kost een onbetaalde factuur je echt en welke kosten mag je doorberekenen?

Een factuur die te laat binnenkomt kost meer dan het ongemak van wachten. Er loopt rente mis, er gaan uren in zitten en er valt een gat in je werkkapitaal dat jij voorfinanciert. Hieronder staat waar dat geld precies blijft, welk deel je bij je afnemer mag neerleggen en wat je zelf slikt.

Een openstaande factuur is een lening die je niet hebt afgesproken

Zolang een factuur open staat, heeft je afnemer geld van jou onder zich. Het werk is gedaan, de materialen zijn ingekocht, de uren zijn betaald, en alleen de tegenprestatie schuift naar achteren. Anders dan een bank vraag je daar in de regel niets voor.

Meestal is het niet bij één zo'n lening gebleven. Met een handvol trage afnemers tegelijk staat er structureel een bedrag bij anderen waarvan je zelf een maand zou kunnen draaien. Het vervelende is dat dit bedrag onzichtbaar blijft: in je boekhouding staat het als omzet, niet als tekort.

De kosten van dat uitstel vallen uiteen in vier soorten: financieringskosten, verloren uren, oplopend risico en gemiste ruimte om te ondernemen. Slechts twee daarvan kun je gedeeltelijk bij je afnemer neerleggen.

Welke kosten je wel mag doorberekenen

Na de vervaldatum verandert je positie. Je afnemer is te laat, en dat geeft je twee instrumenten die je daarvoor niet had: rente en een vergoeding voor je invorderingskosten. Welke vervaldatum precies geldt, hangt af van wat je hebt afgesproken en van het type afnemer; in het overzicht van toegestane betaaltermijnen tussen bedrijven staat per situatie welk maximum er geldt.

Rente over het openstaande bedrag

Over een bedrag dat na de vervaldatum blijft staan, mag je rente rekenen. Bij zakelijke afnemers gaat het om de handelsrente, die per dag doorloopt over de onbetaalde hoofdsom. Het tarief wordt periodiek opnieuw vastgesteld, dus kijk het geldende percentage na op het moment dat je het in een aanmaning zet, in plaats van een getal uit een oud sjabloon over te nemen.

In de praktijk is rente vaker een argument dan een verdienmodel. Bij een factuur die twee weken over tijd is, stelt het bedrag weinig voor. De aankondiging dat de rente vanaf de vervaldatum meeloopt werkt wel, omdat een crediteurenadministratie liever geen post met een oplopend saldo in de boeken heeft staan.

Buitengerechtelijke incassokosten

Ga je zelf achter je geld aan, dan mag je daarvoor een vergoeding vragen. Die kosten zijn niet vrij te bepalen: ze volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. De staffel loopt af naarmate de hoofdsom groter wordt, dus bij een dikke factuur stijgt de vergoeding wel, maar veel minder hard dan het bedrag zelf.

Voor particuliere afnemers geldt een extra voorwaarde. Bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat er kosten mogen worden berekend. Factureer je zowel aan bedrijven als aan particulieren, dan heb je dus twee varianten van je laatste stap nodig, met een andere tekst en een andere termijn.

Wat er niet bij mag

Eigen bedenksels sneuvelen zodra iemand er kritisch naar kijkt. Een vast bedrag per verstuurde herinnering, administratiekosten bovenop de staffel of een boete die nergens is overeengekomen: dat zijn posten die je afnemer met recht kan weigeren, en ze maken je aanmaning zwakker in plaats van sterker. De vergoeding uit de staffel is er juist voor bedoeld om je invorderingsmoeite af te dekken.

De kosten die je zelf draagt

Uren waar geen factuur tegenover staat

Debiteurenbeheer bestaat uit veel kleine handelingen die stuk voor stuk niets lijken te kosten. Bij elkaar opgeteld vullen ze avonden.

• De lijst met openstaande posten nalopen en vergelijken met je bankafschrift.
• Uitzoeken of een factuur wel is aangekomen en bij wie hij nu ligt.
• Een herinnering schrijven die vriendelijk blijft maar toch iets vraagt.
• Bellen, doorverbonden worden, terugbellen op een afgesproken moment.
• Toezeggingen noteren en een week later controleren of ze zijn nagekomen.

Voor een zelfstandige komt dat dubbel hard aan. Het zijn uren die je aan je onderneming besteedt en die dus meetellen richting het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar, maar er staat geen enkele opdracht tegenover. Je vult je werkweek met werk dat alleen maar herstelt wat al had moeten kloppen.

Aandacht, planning en durf

De minst zichtbare kostenpost is wat een openstaande post met je hoofd doet. Je stelt een investering uit, je neemt een opdracht aan die je liever had laten lopen, of je durft geen nieuwe machine te bestellen omdat je niet weet wanneer die ene betaling binnenkomt. Die keuzes staan nergens in je administratie en bepalen toch je jaar.

Het risico dat het bedrag helemaal niet komt

Hoe langer een factuur open staat, hoe kleiner de kans dat hij nog volledig wordt voldaan. Contactpersonen vertrekken, projecten worden afgesloten, bedrijven raken in zwaar weer. Een vordering van vorige week is een administratieve kwestie; een vordering van vorig kwartaal is een dossier waar je iemand van moet overtuigen.

Waarom de btw het gat tijdelijk groter maakt

Op je factuur staat een bedrag dat nooit van jou was. Het algemene btw-tarief is 21 procent, het verlaagde tarief 9 procent, en 0 procent geldt onder meer bij intracommunautaire leveringen en export. Dat deel van het factuurbedrag hoort bij de Belastingdienst, niet bij je bedrijfsresultaat.

Btw-aangifte gebeurt meestal per kwartaal, en per maand of per jaar komt ook voor. Bij de meeste ondernemers volgt die aangifte de factuur en niet de betaling. Blijft een factuur met het algemene tarief lang open staan, dan draag je ruim een vijfde van het totaalbedrag af terwijl er nog niets is binnengekomen. Loopt een vordering echt vast, vraag je boekhouder dan wat er met de al afgedragen btw kan gebeuren.

Ondertussen lopen je eigen verplichtingen door. De onderaannemer wil betaald worden, de leverancier hanteert zijn eigen termijn, en het loon staat op een vaste dag klaar. Precies daar wringt het: jouw uitgaven volgen een agenda, de inkomsten van een trage afnemer niet.

Zelf uitrekenen wat het jou per maand kost

Je hoeft dit niet tot op de cent te weten. Een orde van grootte is genoeg om te bepalen hoeveel moeite en geld een betere opvolging waard is. Vijf stappen volstaan.

1. Zet alle openstaande facturen op een rij met hun bedrag en hun vervaldatum.
2. Bepaal per factuur hoeveel dagen hij over de termijn heen is.
3. Vermenigvuldig bedrag met dagen en tel op: dat is wat je in feite uitleent.
4. Schat hoeveel uur per maand er naar opvolgen gaat en zet je eigen uurtarief ernaast.
5. Leg die twee uitkomsten naast de kosten van de opvolging die je overweegt.

De meeste ondernemers schrikken vooral van stap vier. Het uitgeleende bedrag komt uiteindelijk meestal binnen, de uren nooit. Hoe zo'n rekensom bij drie langzame afnemers uitpakt en wat je er per klant aan kunt doen, staat uitgewerkt in de geschetste situatie van een zelfstandige met drie trage opdrachtgevers.

Voorkomen is aanzienlijk goedkoper dan invorderen

Elke euro die je achteraf terughaalt, kost je moeite die je nooit vergoed krijgt. De rente dekt de tijd, de staffel dekt een deel van je kosten, maar het gedoe blijft van jou. De echte winst zit vroeg in de keten.

• Zet een concrete vervaldatum op de factuur, niet alleen een termijn.
• Stuur de factuur naar de crediteurenadministratie, niet naar je contactpersoon op de werkvloer.
• Vraag bij de opdracht om de inkoopreferentie die de afnemer nodig heeft.
• Stuur vlak voor de vervaldatum een attendering, zodat administratieve problemen aan het licht komen voordat de termijn verstrijkt.
• Laat daarna een vaste reeks berichten volgen, in een toon die per stap zakelijker wordt.

Die reeks is geen kwestie van discipline maar van inrichting. Met de herinneringsroute van Betaaltermijnwacht hangt de opvolging aan de vervaldatum van elke factuur, gaan de berichten uit vanuit je eigen e-mailadres en stopt alles zodra je de factuur als betaald markeert. Welke stappen daar precies in horen en welke toon per stap past, staat beschreven in het stappenplan van attendering naar formele aanmaning.

Wat het oplevert als de opvolging vanzelf loopt

Een route die zonder jouw aandacht draait, verkort de gemiddelde tijd dat een factuur open staat. Dat scheelt aan twee kanten: er staat minder geld bij anderen en er gaan minder uren op aan het achterhalen van waar het is gebleven.

Het tweede voordeel is bewijskracht. Wie precies kan laten zien welk bericht op welke dag is verstuurd, staat sterker bij het doorberekenen van rente en invorderingskosten. Een dossier waaruit blijkt dat je afnemer keurig en herhaald is aangeschreven, maakt de laatste stap ook een stuk overtuigender, of je die stap nu zelf zet of uit handen geeft.

Het derde voordeel is moeilijker in geld uit te drukken. Een vaste route haalt het persoonlijke uit de opvolging. Je bent niet degene die zeurt; het is het proces dat zijn werk doet, elke maand op dezelfde manier, bij elke klant.

Conclusie: reken de kosten door en haal de rest uit je handen

Een onbetaalde factuur kost je rente, uren, ruimte en een stukje zekerheid. Rente en invorderingskosten mag je bij je afnemer neerleggen, met de staffel en het minimum van 40 euro als kader en met een kosteloze aanmaning vooraf zodra het om een consument gaat. De uren en de kopzorgen blijven van jou, en die druk je alleen door de opvolging niet meer handmatig te doen.

Betaaltermijnwacht bewaakt de vervaldatum van elke factuur en verstuurt de bijbehorende reeks berichten, van een hoffelijke attendering tot een formele aanmaning met een harde termijn. Waarom deze software zo strak is afgebakend en wie eraan bouwt, lees je op de auteurspagina van Jimenez Julien. Wil je weten wat jouw openstaande post op dit moment kost en hoe een route daar verandering in brengt, leg je situatie dan voor via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.