Jimenez Julien, de maker van Betaaltermijnwacht

Jimenez Julien bouwt kleine, scherp afgebakende software voor ondernemers die hun administratie zelf doen. Geen alles-in-een-platform waar je een cursus voor nodig hebt, maar gereedschap dat een enkel probleem echt oplost en verder je werkdag met rust laat. Betaaltermijnwacht is daar het duidelijkste voorbeeld van: het pakket doet precies een ding, namelijk bewaken welke facturen open staan en op vaste momenten de herinnering versturen die op dat moment past.

Waarom juist dit onderwerp

De aanleiding voor Betaaltermijnwacht was geen marktanalyse maar een terugkerende irritatie. Wie voor zakelijke afnemers werkt, levert eerst en wacht daarna. In de tussentijd staat het bedrag op papier al op je naam, terwijl het op je rekening nog nergens te bekennen is. Die tussenperiode is precies waar het misgaat, niet omdat afnemers onwillig zijn, maar omdat niemand het opvolgen van facturen als een echte taak in de agenda heeft staan.

Bij het bouwen viel op hoe vaak de opvolging blijft hangen op een gevoelskwestie. Ondernemers stellen de eerste herinnering uit omdat ze bang zijn te dringerig over te komen bij een klant die ze graag houden. Als ze dan eindelijk iets sturen, is de toon vaak in een keer te scherp, omdat de irritatie zich heeft opgebouwd. Die sprong van te aardig naar te hard kost relaties, en levert zelden sneller geld op.

Betaaltermijnwacht is gebouwd op de overtuiging dat een vaste route dat probleem wegneemt. Als de momenten en de teksten vooraf vastliggen, hoef je per factuur geen beslissing meer te nemen. Je hoeft niet meer af te wegen of het al mag, of het niet te vroeg is, of wat de klant ervan zal vinden. De route gaat gewoon door, hoffelijk waar het kan en formeel waar het moet.

Wat hij van de Nederlandse praktijk weet

Bij het ontwerp van de route is het Nederlandse kader het uitgangspunt geweest. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 nog maar maximaal 30 dagen hanteren. Die grenzen bepalen waar een route logisch begint en waar hij zwaarder mag worden.

Ook aan de kostenkant is er een duidelijk kader. Buitengerechtelijke incassokosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat er kosten mogen worden berekend. Betaaltermijnwacht richt zich op zakelijke afnemers, maar de standaardroute is zo opgebouwd dat de stappen ook navolgbaar blijven als een afnemer toch een particulier is.

Verder speelt de administratieve kant mee. Een factuur moet onder meer een factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid, de leverdatum, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag bevatten. Ontbreekt daar iets, dan is dat het eerste waar een trage betaler zich achter verschuilt. In de checklist voor een factuur zonder excuus staat dat volledig uitgewerkt.

Hoe hij werkt

De werkwijze is eenvoudig en bewust traag waar dat helpt. Eerst luisteren naar hoe iemand nu opvolgt, welke woorden diegene zelf gebruikt en waar de weerstand zit. Dan de kleinste versie bouwen die het probleem al oplost, en die pas uitbreiden als er in de praktijk om wordt gevraagd. Functies die niemand mist worden niet gebouwd, en functies die wel worden gemist krijgen voorrang boven alles wat leuk staat in een verkooppraatje.

Bij de teksten geldt hetzelfde. De standaardsjablonen in Betaaltermijnwacht zijn geschreven als brieven aan een klant die je wilt houden, niet als juridische documenten. Ze worden per stap zakelijker, maar nergens onbeleefd. Wie de toon anders wil, herschrijft elk sjabloon volledig; de route bepaalt het moment, jij bepaalt de woorden.

Alles wat het pakket verstuurt, wordt vastgelegd. Dat is geen extra functie maar het fundament: op het moment dat een afnemer stil blijft, wil je kunnen laten zien wat er wanneer is verstuurd en wat er is teruggekomen. Waar die logica op uitkomt, lees je in het stappenplan van attendering naar aanmaning.

Wat hij niet doet

Betaaltermijnwacht neemt de incasso niet over. Het pakket stopt bij de laatste aanmaning en overhandigt je een compleet dossier. De stap naar een incassobureau of naar de rechter zet je zelf, met je eigen afweging over de relatie en het bedrag. Er worden ook geen beloftes gedaan over hoeveel sneller je betaald krijgt; dat hangt van je afnemers af en niet van software. Wat het pakket wel garandeert, is dat er geen factuur meer stilletjes blijft liggen omdat niemand eraan dacht.

Waar je Jimenez Julien vindt

Vragen over de route, over een tekstsjabloon of over de manier waarop je bij een specifieke afnemer het beste kunt opvolgen mogen rechtstreeks. Je mailt naar jimenezjulien42@gmail.com of je gebruikt het contactformulier. Antwoord komt binnen twee werkdagen.

• jimenezjulien.comPersoonlijke site met werk en projecten
• XKorte notities over bouwen en ondernemen
• LinkedInWerkervaring en zakelijk profiel
• FacebookAankondigingen rond de pakketten
• InstagramBeeld uit de werkplaats en het bouwproces