Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en voor de aanvragen die via het contactformulier binnenkomen is MLJ, SASU met een kapitaal van 500,00 euro, ingeschreven onder nummer 934 769 837 R.C.S. Paris. Alle registratiegegevens staan in het colofon. Voor privacyvragen mail je naar jimenezjulien42@gmail.com.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Die twee vormen het kader voor alles wat hieronder staat.

Twee verschillende situaties

Het is belangrijk om twee dingen uit elkaar te houden, want de rollen zijn niet hetzelfde.

1. Je bezoekt deze site en vult het contactformulier in. Dan bepaalt MLJ wat er met jouw gegevens gebeurt en is MLJ verwerkingsverantwoordelijke.
2. Je gebruikt Betaaltermijnwacht voor je eigen debiteuren. Dan blijf jij verantwoordelijk voor de gegevens van je afnemers. MLJ verwerkt die gegevens uitsluitend in jouw opdracht en is dan verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Bij de start van een abonnement wordt daar een verwerkersovereenkomst voor gesloten.

Welke gegevens het contactformulier verwerkt

Het formulier op de contactsectie van de homepage vraagt om je naam, je e-mailadres, eventueel je bedrijf of organisatie, het onderwerp van je aanvraag (een demo, een van de pakketten of een offerte op maat) en een omschrijving van je situatie. In dat laatste veld schrijven mensen soms uit zichzelf om hoeveel openstaande facturen het gaat of om welke afnemer. Dat is niet nodig: voor een eerste gesprek is een korte beschrijving voldoende, en je hoeft geen namen van klanten te noemen.

Daarnaast legt de hostingomgeving technische gegevens vast bij het versturen van het formulier, zoals het tijdstip en het IP-adres van de verzending. Die zijn nodig om spam en misbruik tegen te gaan.

Welke gegevens de dienst zelf raakt

Zodra je Betaaltermijnwacht daadwerkelijk gebruikt, gaat het om je debiteurenadministratie. Concreet zijn dat:

• factuurgegevens: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedrag, omschrijving en de betaalstatus;
• gegevens over je afnemer: bedrijfsnaam, adres, en de naam, het e-mailadres en soms het telefoonnummer van de contactpersoon die de facturen behandelt;
• de herinneringen zelf: de verstuurde teksten, de verzendmomenten, en of een bericht is aangekomen;
• je eigen notities bij een factuur, bijvoorbeeld dat er een betalingsregeling is afgesproken of dat een afnemer heeft gereageerd;
• je accountgegevens: naam, e-mailadres, het gekozen pakket en de facturatiegegevens van je abonnement.

Namen en e-mailadressen van contactpersonen bij een afnemer zijn persoonsgegevens, ook als die persoon in een zakelijke rol handelt. Ze worden daarom net zo behandeld als alle andere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG worden niet gevraagd en horen niet in de notitievelden thuis.

Waarvoor en op welke grondslag

• Antwoord op je aanvraag. Grondslag: het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, en het gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te kunnen beantwoorden.
• Uitvoering van het abonnement. Het bewaken van je openstaande facturen en het versturen van de herinneringen gebeurt om de overeenkomst met jou uit te voeren.
• Beveiliging en misbruikbestrijding. Grondslag: het gerechtvaardigd belang om de dienst en de gegevens van gebruikers te beschermen.
• Wettelijke verplichtingen. Facturen en de administratie daaromheen worden bewaard omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt.

Er worden geen profielen opgebouwd en er wordt niet geautomatiseerd besloten over personen. De route beslist alleen of er op een gepland moment een bericht uitgaat, en dat kun je altijd tegenhouden.

Hoe lang gegevens worden bewaard

• Aanvragen via het formulier waar geen samenwerking uit voortkomt: maximaal twaalf maanden, daarna worden ze verwijderd.
• Gegevens van een lopend abonnement: zolang het abonnement duurt.
• Na opzegging: je dossier blijft dertig dagen beschikbaar zodat je het kunt exporteren, daarna wordt het verwijderd.
• De administratie van MLJ zelf, waaronder facturen aan klanten: 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft.

Wil je eerder verwijderd worden dan hierboven staat, dan kan dat, behalve voor de gegevens die onder de bewaarplicht vallen.

Wie de gegevens verder ziet

De gegevens worden niet verkocht, verhuurd of gedeeld voor reclame. Er zijn drie soorten ontvangers:

• Netlify, dat deze site host en de formulierinzendingen afhandelt. Netlify treedt op als verwerker.
• De verzendpartij voor e-mail die de herinneringen aflevert bij de contactpersoon van je afnemer. Ook die partij is verwerker en mag de inhoud van je berichten voor niets anders gebruiken.
• Jimenez Julien zelf, die de aanvragen leest en de ondersteuning doet. Verder heeft niemand toegang.

Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten zoals artikel 28 AVG voorschrijft. De gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Is doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte een keer onvermijdelijk, dan gebeurt dat alleen op basis van een geldig overdrachtsmechanisme, zoals de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Beveiliging en datalekken

De verbinding met deze site is versleuteld. Toegang tot de dienst verloopt via persoonlijke accounts, en de logboeken van verstuurde herinneringen zijn alleen zichtbaar voor het account waar ze bij horen. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Een datalek dat een risico oplevert wordt binnen 72 uur na ontdekking gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en waar de AVG dat voorschrijft ook aan de betrokkenen zelf.

MLJ houdt een verwerkingsregister bij zoals artikel 30 AVG dat vraagt. De uitzondering voor kleine organisaties gaat hier niet op, omdat de verwerking niet incidenteel is.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen een maand antwoord. Is het verzoek ingewikkeld, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je hoort dan binnen de eerste maand dat dit gebeurt en waarom.

Ben je contactpersoon bij een afnemer en ontving je een herinnering via Betaaltermijnwacht? Richt je verzoek dan in de eerste plaats aan de leverancier die je de factuur stuurde, want die is verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Weet je niet bij wie je moet zijn, mail dan naar het adres hierboven; je wordt doorverwezen.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met de manier waarop je gegevens worden verwerkt, laat dat dan eerst weten; de meeste kwesties zijn zo opgelost. Kom je er niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de AVG.

Cookies

Deze site plaatst alleen strikt noodzakelijke cookies. Wat dat precies inhoudt en hoe je ze in je browser beheert, staat in het cookiebeleid.

Wijzigingen

Verandert de dienst, dan verandert deze verklaring mee. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij een wijziging die gevolgen heeft voor bestaande klanten wordt die per e-mail aangekondigd. De afspraken rond het abonnement staan in de algemene voorwaarden.