Betaaltermijnwacht Bewaakt je openstaande post
Openstaande post

Openstaande facturen volgen zichzelf op, van een vriendelijke attendering tot een formele aanmaning

Betaaltermijnwacht bewaakt je debiteuren en verstuurt op vaste dagen precies de herinnering die op dat moment past, zodat je betaald krijgt zonder er zelf achteraan te hoeven bellen.

Demo aanvragen Bekijk de route

Geen dreigtaal en geen incassobureau in stap een. Wel een ritme waar je niet meer over hoeft na te denken.

Een route zoals die er standaard uitziet

  1. Drie dagen voor de vervaldag Attendering Een korte, hoffelijke mail dat de vervaldatum eraan komt, met de factuur er nog een keer bij.
  2. Op de vervaldag Het moment van waarheid Is er niet betaald, dan neemt de route het over en hoef jij niets te onthouden.
  3. Vijf dagen na de vervaldag Eerste herinnering Vriendelijk van toon, met het factuurnummer, het bedrag en de betaalgegevens.
  4. Veertien dagen na de vervaldag Tweede herinnering Zakelijker geformuleerd, met een concrete datum waarop je de betaling verwacht.
  5. Dertig dagen na de vervaldag Aanmaning Formeel, met een harde termijn en de aankondiging van de vervolgstappen die je overweegt.
Herkenbaar

Het werk is geleverd, het geld is nog niet binnen

Bijna geen enkele mkb-leverancier of zelfstandige heeft een debiteurenprobleem omdat klanten niet willen betalen. Het loopt vast omdat niemand het opvolgen van facturen als taak heeft ingepland, en omdat er iets ongemakkelijks aan kleeft.

  • De debiteurenlijst zit in je hoofd

    Je weet ongeveer wie er nog moet betalen, maar niet precies sinds wanneer, en al helemaal niet wie je daar het laatst over hebt gemaild.

  • De eerste herinnering komt veel te laat

    Pas als je zelf krap komt te zitten ga je kijken. Dan zijn er soms al weken verstreken sinds de vervaldatum en is de factuur ergens onderin een postvak beland.

  • De toon schiet door van te aardig naar te hard

    Drie keer niets zeggen en dan in een keer een boze mail. Dat is precies de volgorde die een goede opdrachtgever kost, terwijl het geld er nog steeds niet is.

  • Je hebt geen dossier als het echt misgaat

    Bij een aanhoudend stille afnemer wil je kunnen laten zien wat je wanneer hebt verstuurd. Losse mails in verzonden items zijn daarvoor geen administratie.

De route

Vier stappen, daarna loopt de opvolging vanzelf

Betaaltermijnwacht maakt van opvolgen een instelling in plaats van een klus. Je richt de route eenmaal in en houdt daarna alleen nog de uitzonderingen in de gaten.

  1. 01

    Zet je openstaande facturen erin

    Importeer een exportbestand uit je boekhouding of voer een factuur handmatig in. Nodig zijn de klant, het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Meer vraagt Betaaltermijnwacht niet.

  2. 02

    Kies de route die bij de klant past

    Een trouwe opdrachtgever die altijd betaalt krijgt een rustige route. Een afnemer die structureel oprekt krijgt een strakke. Je stelt per route de dagen en de teksten in.

  3. 03

    Laat de berichten uitgaan

    Op elk gepland moment gaat het bericht uit vanaf je eigen e-mailadres. Wil je meekijken, dan zet je de route op akkoord vooraf en geef je elk bericht zelf een duw.

  4. 04

    Sluit af of zet de volgende stap

    Is er betaald, dan markeer je de factuur en stopt alles direct. Blijft het stil, dan heb je na de laatste aanmaning een compleet en gedateerd dossier om mee verder te gaan.

Wat erin zit

Acht onderdelen, samen een sluitende opvolging

Betaaltermijnwacht is bewust klein gehouden. Alles wat erin zit heeft met een ding te maken: dat een openstaande factuur niet stil blijft liggen.

  • Onderdeel 01

    Debiteurenoverzicht op vervaldatum

    Alles wat open staat, gesorteerd op hoe lang het al over de vervaldatum heen is. Rood is hier geen gevoel, maar een aantal dagen.

  • Onderdeel 02

    Routes per klanttype

    Leg meerdere routes vast met eigen momenten en eigen teksten, en koppel per klant welke route geldt. Een nieuwe klant erbij betekent een route kiezen, meer niet.

  • Onderdeel 03

    Sjablonen die je zelf schrijft

    Elke stap heeft een eigen tekst met velden voor factuurnummer, bedrag, vervaldatum en het aantal dagen dat de factuur openstaat. Jouw woorden, jouw ondertekening.

  • Onderdeel 04

    Verzending vanaf je eigen adres

    De berichten komen van jouw domein, niet van een onbekende afzender. Antwoorden van je klant komen dus gewoon in je eigen postvak binnen.

  • Onderdeel 05

    Directe stop bij betaling

    Markeer een factuur als betaald en de hele resterende route vervalt. Ook een deelbetaling of een betalingsregeling leg je vast, met een nieuwe einddatum.

  • Onderdeel 06

    Logboek per factuur

    Van elk verstuurd bericht blijft datum, tijdstip, ontvanger en volledige tekst bewaard. Dat logboek is je bewijs dat je netjes en tijdig hebt gerappelleerd.

  • Onderdeel 07

    Aanmaning met kostenregel

    In de laatste stap kun je een vaste passage opnemen over buitengerechtelijke incassokosten. Die volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro.

  • Onderdeel 08

    Export van je dossier

    Haal per klant of per factuur een overzicht op met alle verstuurde berichten. Handig voor je boekhouder, voor een incassotraject en voor de bewaarplicht van 7 jaar.

Wat het oplevert

Betaald krijgen zonder de opdrachtgever kwijt te raken

De winst zit niet alleen in geld dat eerder binnenkomt. Hij zit vooral in de gesprekken die je niet meer hoeft te voeren.

  • Je hoeft niet meer de vervelende te zijn

    De herinnering komt op een moment dat vooraf vaststaat en volgens een tekst die je in alle rust hebt geschreven. Dat haalt het persoonlijke uit een gesprek dat nooit persoonlijk had moeten zijn.

  • Het contact gaat weer over het werk

    Als de betaalkant zijn eigen kanaal heeft, hoeft de opvolging niet meer tussen de projectmails door. Je belt je klant weer over de opdracht, niet over de factuur.

  • Je ziet in een oogopslag waar het knelt

    Een afnemer die alle vijf de stappen doorloopt, is een afnemer met een probleem. Dat weet je nu binnen een maand in plaats van na een half jaar.

  • Je staat sterk als het toch escaleert

    Wie kan laten zien dat er is geattendeerd, herinnerd en aangemaand, met dagen en teksten erbij, begint een vervolgtraject vanuit een veel betere positie.

Open kaart

Wat je van Betaaltermijnwacht mag verwachten, en wat niet

Op deze site staan geen klantnamen, geen sterbeoordelingen en geen percentages die wij niet kunnen onderbouwen. Wel dit.

Dit doet het wel

Openstaande facturen bijhouden, per klant een route toewijzen, op vaste momenten berichten versturen vanaf je eigen adres, alles vastleggen en op verzoek exporteren.

Dit doet het uitdrukkelijk niet

Het is geen boekhoudpakket, het maakt geen facturen aan en het incasseert niets. Betaaltermijnwacht stopt bij de laatste aanmaning, daarna beslis jij wat er gebeurt.

De Nederlandse regels erachter

De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Lever je aan een consument, dan is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je incassokosten in rekening mag brengen.

Je gegevens blijven in de Europese Unie

De factuur- en contactgegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar zoals artikel 28 AVG die voorschrijft, en je kunt je dossier op elk moment exporteren of laten verwijderen.

Wie erachter zit

Betaaltermijnwacht wordt gebouwd en onderhouden door Jimenez Julien en uitgegeven door MLJ. Op de pagina over de auteur lees je hoe hij werkt en waarom deze software zo klein en zo strikt is opgezet.

Wat er na het formulier gebeurt

Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox van de uitgever terecht, niet bij een verkoopafdeling. Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, met een voorstel voor een demo of een concreet antwoord op je vraag.

Geschetste situatie

Zo ziet het eruit in de praktijk

Dit is een voorbeeld dat wij hebben opgesteld om de werking te illustreren, geen uitspraak van een klant. Stel: je levert aan een bedrijf dat altijd betaalt, maar altijd laat. De factuur vervalt na 30 dagen, de betaling komt rond dag vijftig.

Je koppelt die klant aan een strakke route. Drie dagen voor de vervaldag gaat er een attendering uit, op dag vijf een vriendelijke herinnering met de factuur eronder, op dag veertien een zakelijker bericht met een datum erin en op dag dertig een aanmaning. Betaalt de klant op dag twaalf, dan markeer je de factuur en vervallen de laatste twee berichten meteen. Betaalt hij niet, dan heb je op dag dertig een gedateerd dossier in plaats van een vaag gevoel.

Tarieven

Drie pakketten, per maand opzegbaar

Je kiest op basis van hoeveel facturen je tegelijk hebt openstaan en hoeveel routes je wilt onderscheiden. Overstappen kan op elk moment.

  • Signaal

    19 euro per maand

    Voor de zelfstandige met een overzichtelijke debiteurenlijst.

    • Tot 25 openstaande facturen tegelijk
    • Een herinneringsroute met vijf stappen
    • Standaardsjablonen, zelf aan te passen
    • Logboek per factuur
    • Export van je dossier
    Signaal aanvragen

  • Route

    39 euro per maand

    Voor het mkb-bedrijf dat per klant wil kunnen differentieren.

    • Onbeperkt openstaande facturen
    • Vijf routes naast elkaar
    • Attendering voor de vervaldag
    • Aanmaning met passage over incassokosten
    • Import uit een exportbestand van je boekhouding
    Route aanvragen

  • Kantoor

    79 euro per maand

    Voor teams en kantoren die voor meerdere dossiers bewaken.

    • Alles uit Route
    • Meerdere gebruikers met een eigen inlog
    • Meerdere afzenderadressen
    • Klantprofielen met het betaalgedrag per afnemer
    • Dossierexport per klant of per periode
    Kantoor aanvragen

Alle bedragen zijn per maand en exclusief 21 procent btw. Er is geen opstarttarief en geen minimumperiode. Past jouw situatie hier niet in, vraag dan via het formulier een offerte op maat aan.

Vragen vooraf

Veelgestelde vragen over Betaaltermijnwacht

Staat je vraag er niet bij, stel hem dan gerust via het formulier onderaan deze pagina.

Verstuurt Betaaltermijnwacht de herinneringen zelf?

Ja. Je legt de route eenmaal vast en Betaaltermijnwacht verstuurt de berichten op de afgesproken momenten vanuit jouw eigen e-mailadres. Elk bericht kun je vooraf tegenhouden, uitstellen of aanpassen.

Kan ik de toon van de berichten zelf bepalen?

Elke stap heeft een eigen sjabloon dat je volledig kunt herschrijven. De standaardteksten zijn hoffelijk geformuleerd en worden per stap zakelijker, zodat de druk oploopt zonder dat de samenwerking eronder lijdt.

Werkt het naast mijn boekhoudpakket?

Ja. Je zet openstaande facturen over met een exportbestand of voert ze handmatig in. Betaaltermijnwacht vervangt je boekhouding niet, het bewaakt alleen de opvolging van alles wat nog niet betaald is.

Wat gebeurt er als een klant tussentijds betaalt?

Zodra je de factuur als betaald markeert, stopt de route meteen en vervallen alle geplande berichten. Zo gaat er nooit een aanmaning uit voor een bedrag dat al binnen is.

Houdt de route rekening met de wettelijke betaaltermijn?

De route rekent vanaf de vervaldatum die je zelf invult. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen, tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.

Neemt Betaaltermijnwacht de incasso van mij over?

Nee. Betaaltermijnwacht stopt bij de laatste aanmaning en legt vast wat er wanneer is verstuurd. De stap naar een incassobureau of de rechter zet je zelf, maar wel met een dossier dat compleet is.

Waar staan mijn factuurgegevens?

De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Je kunt je dossier op elk moment exporteren en je gegevens laten verwijderen.

Zit ik ergens aan vast?

Je kiest een pakket per maand en zegt per maand op. Er is geen opstarttarief en geen minimumperiode, en wat je vooraf op deze pagina ziet is wat je betaalt.

Uit het archief

Recent geschreven over betalen en opvolgen

Achtergrond bij de keuzes in de software, en praktische stukken over facturen die te lang blijven staan.

Alle artikelen in het blog

Aanvraag

Laat zien hoe jouw debiteurenlijst eruitziet

Vertel kort hoeveel facturen er bij je open staan, hoe lang gemiddeld en waar het meestal misgaat. Op basis daarvan laten wij in een demo zien hoe een route voor jouw situatie eruit zou zien, met je eigen termijnen en je eigen toon.

Je aanvraag is vrijblijvend. Er komt geen verkoper langs en je gegevens worden alleen gebruikt om je vraag te beantwoorden.

Liever gewoon mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.

Na het versturen kom je op een bevestigingspagina terecht. Antwoord volgt binnen twee werkdagen per e-mail. Hoe wij met je gegevens omgaan lees je in de privacyverklaring.