Trends en ontwikkelingen
Verandert e-facturatie met Peppol en instant betalingen de manier waarop je facturen opvolgt?
Facturen gaan sneller de deur uit dan ooit en geld kan tegenwoordig binnen seconden op je rekening staan. Toch blijven openstaande posten net zo hardnekkig als vroeger. Deze verkenning laat zien wat Peppol, instant betalingen en de Europese ViDA-richtlijn werkelijk veranderen aan de manier waarop je facturen opvolgt, en wat er ondanks alle snelheid hetzelfde blijft.
Wat er de afgelopen jaren feitelijk is veranderd
De keten tussen jouw factuur en het geld op je rekening is de laatste jaren op drie punten korter geworden: bij de verzending, bij de verwerking en bij de overboeking zelf. Elk van die drie schakels had vroeger dagen nodig en heeft dat nu niet meer.
Dat is winst, maar het is winst op de schakels die je niet in de hand had. De schakel die je wel in de hand hebt, namelijk wat je doet als er na de vervaldatum niets gebeurt, is er geen dag korter door geworden. Juist daar zit het verschil tussen sneller factureren en sneller betaald krijgen.
Peppol en de weg naar de overheid
Leveranciers van de rijksoverheid moeten sinds 1 januari 2017 elektronisch factureren, onder meer via het Peppol-netwerk. Een Peppol-factuur is geen pdf in een e-mail maar een gestructureerd bestand dat rechtstreeks in het systeem van de ontvanger belandt.
Het praktische gevolg is dat een hele categorie excuses verdwijnt. De factuur is niet zoekgeraakt in een postvak, niet bij de verkeerde persoon beland en niet handmatig overgetypt met een tikfout in het bedrag. Wat overblijft, is de vraag of de factuur wordt goedgekeurd en betaald.
Instant betalingen: de bank is de vertraging niet meer
De Europese verordening over instant payments verplicht banken in de eurozone sinds 9 januari 2025 om instant betalingen te kunnen ontvangen en sinds 9 oktober 2025 om ze ook te kunnen versturen. Een overboeking is daarmee geen kwestie meer van werkdagen maar van seconden.
Voor het opvolgen van facturen betekent dit twee dingen. Ten eerste vervalt de smoes van de verwerkingstijd: "het is vrijdag overgemaakt" laat zich niet meer rekken tot dinsdag. Ten tweede wordt jouw eigen administratie sneller actueel, want een betaling die binnenkomt is meteen zichtbaar.
Dat tweede punt is belangrijker dan het lijkt. Hoe sneller je ziet dat een factuur is voldaan, hoe kleiner de kans dat er alsnog een herinnering uitgaat voor een bedrag dat al binnen is. Dat is precies het soort blunder dat een relatie meer schaadt dan drie aanmaningen bij elkaar.
iDEAL als betaalknop op de factuur
iDEAL is de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland, wordt beheerd door Currence en maakt sinds 2024 deel uit van het European Payments Initiative. Voor kleinere zakelijke afnemers, en zeker voor eenmanszaken, is een betaallink op de factuur vaak effectiever dan een IBAN dat overgetypt moet worden.
Wat je hier wint is niet de betaalsnelheid maar de wrijving. Elke handeling die je van de ontvanger vraagt, is een moment waarop de betaling kan worden uitgesteld. Wat er verder op je factuur hoort te staan om dat soort uitstel te voorkomen, staat in de checklist voor een factuur waar niets meer op aan te merken valt.
ViDA: e-facturatie wordt op termijn de norm
De EU-richtlijn ViDA, voluit VAT in the Digital Age, is in 2025 aangenomen. Verplichte e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties gaat in per 1 juli 2030. Dat is nog ver weg, maar het geeft de richting aan: gestructureerde facturen worden de standaard en pdf's worden de uitzondering.
Wie nu al zakendoet met grotere afnemers, merkt die beweging vooruitlopend. Steeds meer inkoopafdelingen accepteren alleen nog facturen via hun eigen portaal of via een netwerk, met verplichte velden en een vaste referentiestructuur.
De praktische les daaruit is niet dat je vandaag iets moet omgooien, maar dat je je factuurgegevens op orde moet hebben. Een gestructureerde factuur is onverbiddelijk: ontbreekt een verplicht veld, dan wordt hij geweigerd in plaats van dat iemand er alsnog iets van maakt.
Waarom sneller versturen niet hetzelfde is als sneller betaald krijgen
Hier zit de kern. Al deze ontwikkelingen versnellen het transport van een factuur en van geld, maar ze raken de betaaltermijn niet. De wettelijke betaaltermijn is nog altijd standaard 30 dagen, tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.
Een factuur die in twee seconden aankomt, mag dus nog steeds dertig dagen blijven liggen. En als hij na die dertig dagen niet is betaald, is er geen technologie die daar iets aan doet. Wat de termijnen precies inhouden en wat je mag afspreken, staat in de uitleg over betaaltermijnen tussen zakelijke partijen.
Sterker nog: door de snellere verzending schuift het knelpunt naar de goedkeuring. Bij grotere organisaties ligt de vertraging bijna nooit bij de bank en bijna altijd bij de vraag of iemand de factuur heeft gefiatteerd. Dat is een menselijke stap, en die versnelt niet mee.
Wat er wel verandert aan je opvolging
| Onderdeel | Vroeger | Nu |
|---|---|---|
| Aankomst van de factuur | Onzeker, per e-mail of post | Aantoonbaar via het netwerk |
| Meest gehoorde excuus | Wij hebben niets ontvangen | Hij wacht nog op goedkeuring |
| Zichtbaarheid van de betaling | Pas na een of meer werkdagen | Vrijwel direct |
| Ruimte voor tikfouten | Groot bij handmatig overtypen | Klein bij gestructureerde gegevens |
| Waar je opvolging op mikt | Is de factuur aangekomen | Waar hangt hij in het proces |
De verschuiving in die laatste rij is de belangrijkste. Een herinnering die vraagt of de factuur is aangekomen, is bij een afnemer die via een netwerk factureert een verspilde stap geworden. Je weet dat hij is aangekomen. De nuttige vraag is een andere: bij wie ligt hij en wanneer wordt hij goedgekeurd.
Hoe je je route hierop aanpast
Drie aanpassingen maken je opvolging passend bij de nieuwe situatie, zonder dat je de opbouw hoeft te wijzigen.
- Verplaats de aandacht naar voren. Als de aankomst zeker is, verschuift de winst naar de goedkeuringsfase. Een attendering ruim voor de vervaldatum, die naar de status van de goedkeuring vraagt, levert bij grote afnemers het meeste op.
- Herschrijf je eerste herinnering. Vervang de vraag of de factuur is ontvangen door de vraag welke stap in het goedkeuringsproces nog openstaat en wie die stap zet.
- Koppel de status strak aan de betaling. Nu betalingen vrijwel direct zichtbaar zijn, is er geen enkel excuus meer voor een herinnering aan een klant die al betaald heeft. Markeer betaald snel en laat de route dan meteen stoppen.
Wat daarbij niet verandert is de noodzaak van een eindpunt. Ook in een volledig digitale keten blijft een reeks berichten zonder laatste stap iets dat je afnemer leert negeren, en blijft de vastlegging van wat je wanneer hebt gestuurd de basis van je dossier. Welke aanpak daarbij het beste bij jouw omvang past, staat in de vergelijking tussen nabellen, je boekhoudpakket en een aparte route.
Waar je vandaag mee kunt beginnen
- Zorg dat je factuurgegevens volledig zijn: factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, omschrijving, hoeveelheid, leverdatum, vergoeding per tarief en het btw-bedrag.
- Vraag bij elke nieuwe zakelijke afnemer naar het factuuradres, het portaal of netwerk dat zij gebruiken en de vereiste referentie.
- Zet de vervaldatum als datum op de factuur, niet als termijn.
- Bied een directe betaalmogelijkheid aan bij kleinere afnemers.
- Houd je administratie bij met het oog op de bewaarplicht van 7 jaar, ook voor de verzonden herinneringen.
Dat zijn geen ingrijpende maatregelen, maar ze halen de rek uit de fase voor de vervaldatum. Wat daarna nodig is, is geen snellere techniek maar een vaste volgorde.
Conclusie: snelle rails, dezelfde discipline
Peppol, instant betalingen en ViDA maken de rails sneller en betrouwbaarder. Ze nemen je niet de taak uit handen om te bewaken wat er na de vervaldatum gebeurt, want dat is geen technisch probleem maar een kwestie van opvolging die doorloopt terwijl jij aan het werk bent.
Dat is wat de herinneringsroute van Betaaltermijnwacht doet: elke factuur krijgt zijn vaste stappen vanaf de vervaldatum, de route stopt zodra je hem als betaald markeert, en van elke stap blijft staan wat er is verstuurd. De gedachte achter die aanpak lees je op de pagina over Jimenez Julien.
Wil je weten hoe je opvolging eruitziet als je afnemers via een portaal of een netwerk factureren, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Vermeld welke kanalen je gebruikt en waar je facturen nu blijven hangen, dan krijg je een voorstel dat daarop aansluit.
